OCR – co to takiego? 

OCR (ang. optical character recognition – optyczne rozpoznawanie znaków) to określenie dla technologii, dzięki której możliwe jest zidentyfikowanie tekstu z konkretnego dokumentu. Stosując OCR można w bardzo krótkim czasie przekształcić zdjęcia bądź skany PDF na edytowalny dokument tekstowy, co niejednokrotnie okazuje się ogromnym ułatwieniem w codziennej pracy biurowej. 

W ramach technologii OCR łączone są funkcje przetwarzania języka naturalnego, uczenia maszynowego oraz zaawansowanego rozpoznawania różnych znaków. Najnowocześniejsze systemy OCR mogą przetwarzać dziesiątki rozmaitych typów dokumentów, a co za tym idzie – wspierają one w ogromnym stopniu proces digitalizacji oraz odciążają pracowników w wykonywaniu powtarzalnych, żmudnych czynności. 

W chwili obecnej na rynku funkcjonuje wiele podmiotów specjalizujących się we wprowadzaniu technologii OCR w firmach. Jednym z najbardziej znanych usługodawców jest Mindbox.pl – jej dewizą jest wspieranie pozytywnych zmian w organizacjach, tak aby one mogły zmieniać świat. 

Cyfryzacja, odciążenie pracowników i ograniczenie ilości zużywanego papieru

Każde przedsiębiorstwo, bez względu na skalę prowadzonej działalności, przetwarza wiele dokumentów. W przypadku dużych firm nad kwestiami administracyjnymi czuwa cały zespół pracowników. 

Technologię OCR stworzono z myślą o szybkiej i bezproblemowej cyfryzacji oraz zmniejszeniu liczby obowiązków pracowników biurowych. Dzięki OCR cały proces tworzenia dokumentacji jest zdecydowanie krótszy. Wystarczy, że wprowadzimy do systemu odpowiedni skan czy zdjęcie, a chwilę później otrzymamy gotowy, edytowalny plik. Mając do dyspozycji system OCR możemy wprowadzać faktury z dowolnego formatu pliku – jpg, pdf, png itd. 

Oprogramowanie OCR pozwala także na znaczne ograniczenie ilości zużywanego papieru, co wpływa pozytywnie zarówno na firmowy budżet, a także na środowisko naturalne. 

Ograniczenie ryzyka występowania błędów

Warto nadmienić, że ręczne przepisywanie dokumentacji niejednokrotnie doprowadza do pojawiania się błędów merytorycznych, zaś system OCR ogranicza takie ryzyko do zera. Pracownicy zyskują cenny czas, który mogą poświęcić na inne, mniej powtarzalne i wymagające większej kreatywności czynności. 

Wzrost efektywności pracowników i skrócenie czasu oczekiwania na sporządzenie dokumentów 

Korzystanie z oprogramowania OCR przyczynia się również do znacznego zmniejszenia czasu oczekiwania na opracowywanie dokumentów, co ma ogromne znaczenie, ponieważ klientom i partnerom biznesowym niejednokrotnie zależy na tym, by załatwić wszystkie formalności w możliwie najkrótszym czasie. 

Mając do dyspozycji system OCR możemy także bardzo szybko odnajdować potrzebne nam pisma bądź ich fragmenty bez konieczności ręcznego przeszukiwania stosów teczek i segregatorów, co mogłoby być niezwykle czasochłonne. 

Działanie technologii OCR w praktyce 

Jak wygląda działanie technologii OCR w praktyce? W pierwszej kolejności oprogramowanie wczytuje obraz i wyodrębnia jego elementy. Identyfikowane są puste przestrzenie, obrazy oraz tekst. Kolejno następuje rozpoznanie znalezionego tekstu. Do tego celu wykorzystywane są różne metody, ale najpopularniejszą jest analiza cech oraz porównanie ich z istniejącą bazą wzorców. 

Później zidentyfikowany tekst jest przekształcany w słowa, a finalnie powstaje dokument, który można edytować lub wydrukować. W ten sposób zeskanowaną fakturę czy jakikolwiek inny firmowy dokument łatwo można zamienić na edytowalną formę i wprowadzić w niej konkretne poprawki, których potrzebujemy. 

Więcej informacji na temat możliwości, jakie daje technologia OCR, można pozyskać na stronie https://mindbox.pl/pl/intelligent-processes/#iocr.